Le bureau virtuel
L’interface idéale entre vous et votre secrétariat pour la prise de messages et de rendez-vous.
Le service de bureau virtuel proposé par ICODIA est un intégré collaboratif très flexible.
Il permet le partage et la gestion des données organisationnelles au sein d’une structure, quelle que soit sa taille. En fonction de votre activité, notre outil sait s’adapter : vous pouvez le paramétrer afin qu’il ne collecte que les informations pertinentes. Les temps de traitement, en saisie comme en consultation sont raccourcis. Son architecture modulaire rend possible l’utilisation éclectique des fonctionnalités entre les utilisateurs, tout en permettant la centralisation de la saisie par un secrétariat. Chaque secrétaire est un opérateur spécifique qui administre d’autres comptes. La répartition des comptes administrés est libre. Un compte peut-être administré par plusieurs opérateurs.
Principales caractéristiques
- Interface modulaire qui s’adapte aux spécificités de votre activité
- Solution 100% en ligne et technologie Web (full-web et cross-plateform) :
- Pas d’installation sur les postes de travail
- Vous n’avez besoin que d’un navigateur internet
- Toutes les configurations (Mac, Windows, Linux, etc.) et tous les navigateurs sont supportés sans plug-in particulier
- En cas de problème sur votre station de travail, vous pouvez utiliser n’importe quel autre poste en remplacement, de façon transparente et sans que cela nécessite un déploiement ou un paramétrage
- Toutes les données sont stockées sur notre plateforme et font l’objet de sauvegardes multiples sur plusieurs générations. La pérennité et la confidentialité des données est garantie.
- Une prestation initiale de déploiement et de paramétrage permet une prise en main rapide de l’outil. Elle inclut la rédaction d’un livre de procédures personnalisé complet à destination des opérateurs de saisie, ainsi qu’un livret d’utilisation à destination des utilisateurs.
- Une formation d’une heure par opérateur est également dispensée par téléphone avec une prise de contrôle à distance du poste pour une prise en main par la pratique de l’opérateur.
- Support technique email et téléphonique pour les opérateurs de saisie, possibilité de prise en main à distance
Les fonctionnalités
- Un espace de sauvegarde et d’échange de fichiers personnel par utilisateur
- Un répertoire de contacts illimité et personnalisable par utilisateur
- Un module de messagerie en relation avec le répertoire avec historique et alertes
- Un module d’agenda adapté à la prise de rendez-vous, multi-vues, totalement paramétrable et adaptable à la volée
- Une répartition des utilisateurs sur les opérateurs de saisie (secrétariat) à la demande
- Des modules d’impression et d’envoi par email des plannings journaliers ou hebdomadaires, des messages non consultés, etc.
Exemple d’utilisation dans le cadre spécifique d’un cabinet médical de plusieurs praticiens bénéficiant d’un secrétariat de plusieurs opérateurs
Dans un premier temps, vous devez nous communiquer les spécificités de votre activité et de votre structure. L’organigramme du cabinet, l’organisation de chaque praticien, les horaires, le découpage des rendez-vous, la spécialité, les créneaux d’intervention à domicile, etc. En théorie, le secrétariat a une très bonne connaissance de ces éléments et peut les regrouper rapidement.
À partir de là, notre équipe va pouvoir procéder à la mise en place de l’interface et établir les documents de procédure. Les opérateurs sont formés après en avoir pris connaissance, à tour de rôle et sur un créneau horaire qui ne perturbera pas votre activité.
Vous êtes maintenant prêt à basculer la gestion des rendez-vous et des messages sur notre service en ligne.
Chaque praticien se connecte sur l’interface et une fois identifié, il peut consulter son répertoire, son planning, lire et archiver ses messages. Il peut également adapter son planning en ouvrant ou en fermant des plages horaires, poser lui-même des rendez-vous ou ajouter des périodes d’indisponibilité ponctuelles. Il est possible de se connecter sur cette interface depuis n’importe quel navigateur. Un praticien peut donc connaître l’heure de son premier rendez-vous de la journée après une période de congés en utilisant son ordinateur personnel pour consulter son planning. Il peut aussi par exemple utiliser une tablette 3G pendant sa tournée de consultation à domicile pour connaitre l’adresse de son rendez-vous suivant ou savoir si pendant sa dernière consultation, un nouveau rendez-vous a été pris ou annulé, etc.
Les secrétaires médicales sont connectées sur la même interface, avec la même flexibilité. Elles n’ont besoin que d’un navigateur internet. Leur identifiant est paramétré comme celui des praticiens, mais avec la capacité supplémentaire d’administrer d’autres comptes utilisateur. Un menu supplémentaire permet donc de basculer rapidement d’un praticien à un autre. À la réception d’un appel téléphonique ou lors de l’accueil physique d’un patient, d’un fournisseur ou de tout autre interlocuteur, la secrétaire doit donc basculer au besoin sur le praticien concerné pour accéder instantanément à sa messagerie et à son planning. Elle peut rechercher la personne dans le répertoire du praticien, l’ajouter éventuellement dans la catégorie correspondante (Patients, Fournisseurs, Personnel, Confrères, etc.) et prendre son message ou lui proposer des plages disponibles pour un rendez-vous. Elle peut aussi facilement déplacer ou annuler un rendez-vous. Le répertoire permet d’identifier la personne plus rapidement et évite de saisir à nouveau des informations qui sont déjà présente sur sa fiche. Il est possible de consulter les détails, des notes, et l’historique d’un patient (rendez-vous, annulations, etc.)
Les versions et la tarification
Ce service a été conçu pour être utilisé aussi bien par une personne seule (médecin sans secrétariat, vétérinaire, coiffeur, particulier, etc.) que dans une structure plus importante (cabinet médical avec secrétariat, office notarial, etc.) Elle peut être utilisé dans une grande entreprise avec un plateau d’accueil téléphonique ou dans un centre d’appel et de télé-secrétariat équipé d’un système de remonté d’appels. Dans ce dernier cas, les opérateurs de saisie assurent l’accueil téléphonique et la prise de rendez-vous sans être présents physiquement chez l’utilisateur.
La modularité de la solution et la robustesse de son architecture permet de s’adapter efficacement à tous les besoins.
• Utilisateur unique
(1 utilisateur / 1 Go d’espace de stockage / support email et téléphonique)199 € HT / an
• Agence / Office / Cabinet
(10 utilisateurs dont 2 opérateurs de saisie / 10 Go d’espace de stockage /support email et téléphonique)1 049 € HT / an
• Entreprise
(1000 utilisateurs dont 10 opérateurs de saisie / 100 Go d’espace de stockage)Tarif sur devis
• Télé-secrétariat
(utilisateurs illimités, 100 opérateurs de saisie, serveur de remontée d’appels, etc.)Tarif sur devis
La prestation initiale est facturée pour le déploiement, le paramétrage, la rédaction du livre de procédures et des livrets utilisateur.
Son prix est de 220 € pour la version «Utilisateur unique», et de 440 € HT pour les autres versions. La formation de chaque opérateur de saisie (90 € HT par opérateur) est obligatoire pour la première souscription au service afin d’éviter une formation par le support à la demande qui serait moins efficace.
Si vous utilisez actuellement une autre solution et que vous souhaitez étudier la
possibilité de migrer vos données sur notre outil, nous pouvons vous proposer une prestation
après une étude de faisabilité.